Самозанятые и ИП вместо штатных сотрудников: выгоды и риски

Работаем правильно и безопасно

Каждые сто тысяч рублей, выплачиваемые штатному сотруднику, означают для работодателя расходы в размере почти ста пятидесяти тысяч рублей. Для экономии средств некоторые предприятия предпочитают привлекать к работе индивидуальных предпринимателей и самозанятых. Мы разъясняем, в каких случаях это допустимо, а в каких нет, а также как избежать проблем с контролирующими органами.

Про экономию
При выплате заработной платы работодатель обязан удержать 13% налога на доходы физических лиц (НДФЛ) и начислить взносы на пенсионное, медицинское, временную нетрудоспособность и от несчастных случаев страхование.

Стандартная ставка НДФЛ составляет 13%, которая удерживается из заработной платы. Однако для доходов свыше 5 миллионов рублей в год применяется повышенная ставка НДФЛ в 15%.

Эти обязательные расходы для всех работодателей составляют от 30,2% до 38,5% от суммы заработной платы.

Если работник работает не по трудовому договору, а как индивидуальный предприниматель или самозанятый, то он обязан оплатить налоги и страховые взносы самостоятельно. Налоги и взносы за самозанятых не являются обязательными.

Преимущества работы с самозанятыми или ИП:

- Отсутствие необходимости оплачивать отпуска, больничные и время простоя.
- Подрядчик сам оборудует свое рабочее место.
- Возможность в любой момент прекратить сотрудничество и заключить договор с другим специалистом, не имея возможности уволить штатного сотрудника без уважительной причины.

Однако основной и значительный минус заключается в том, что налоговая или трудовая инспекция могут подозревать скрытые трудовые отношения, если вместо трудового договора заключен договор об оказании услуг с целью экономии, при этом фактически сотрудник выполняет те же обязанности, что и штатные специалисты.
Когда это законно, а когда нет
Предпринимателю или организации всегда имеет смысл заказать выполнение работы у внешнего специалиста вместо того, чтобы привлекать его на постоянную основу. Однако важно удостовериться, что это действительно внешний специалист, а не сотрудник, скрывающийся под маской индивидуального предпринимателя или самозанятого.

Если в вашей команде есть специалисты, чьи обязанности не требуют их полной занятости в течение рабочего дня и необходимости присутствия на рабочем месте постоянно, их задачи можно передать на аутсорсинг частным специалистам.

Привлечение индивидуальных предпринимателей и самозанятых удобно для выполнения проектной работы, такой как:
- ремонт автомобилей, помещений, оборудования и прочее;
- составление отчетов;
- создание веб-сайтов;
- проведение исследований;
- привлечение клиентов;
- доставка грузов и пассажиров;
- написание статей и т. д.

Однако, нельзя привлекать самозанятых и индивидуальных предпринимателей, выполняющих функции секретаря, продавца, кассира, кладовщика или мастера, поскольку они осуществляют постоянную трудовую деятельность и должны присутствовать на рабочем месте всегда.

Не все виды индивидуальных предпринимателей можно привлекать к работе на различных налоговых режимах. Например, индивидуальный предприниматель на патенте не имеет права нанимать других индивидуальных предпринимателей, даже если у них есть статус самозанятого.
Нанятый исполнитель для выполнения определенного проекта, получает вознаграждение за конечный результат, а не за обычное выполнение обязанностей и простое нахождение на рабочем месте. Ему заключается гражданско-правовой договор, который устанавливает равные права и обязанности для обеих сторон.
Если вы хотите сэкономить деньги и заставили сотрудника зарегистрироваться как индивидуального предпринимателя или самозанятого, но при этом он продолжает работать в вашем офисе, следует понимать, что это является нарушением закона. Такие сотрудники должны быть оформлены по трудовому договору с соответствующими обязательствами.

Например, законно передать составление отчетности частному специалисту или фирме, незаконно же, если бухгалтер фактически работает в офисе и выполняет все обязанности, как штатный сотрудник.
Еще несколько лет назад данная схема избегания уплаты налогов и взносов была чрезвычайно популярна и широко использовалась, однако в настоящее время контролёры тщательно следят за этим и наказывают нарушителей.

Выявить скрытые трудовые отношения можно несколькими способами:

- в результате плановой или внеплановой проверки трудовой инспекции.
- в результате налоговой проверки.
- по письменному заявлению работника в трудовую инспекцию или в суд.

Если работодателя поймают на применении гражданско-правовых отношений вместо трудовых, его оштрафуют в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ. Величина штрафа:

- для должностных лиц от 10 до 20 тысяч рублей;
- для индивидуальных предпринимателей от 5 до 10 тысяч рублей;
- для организаций от 50 до 100 тысяч рублей.

Кроме того, договор переквалифицируют в трудовой, обязав работодателя начислить и уплатить налог на доходы физических лиц и страховые взносы за весь срок действия договора, а также возможно начисление штрафов и пеней.

Пример: в течение двух лет были выплачены сотруднику 30 тыс в месяц, суммарно 720 000 рублей как ИП. При переквалификации договора в трудовой, НДФЛ составит 93 600 рублей, а страховые взносы – минимум 217 440 рублей, общая сумма 311 040 рублей за одного сотрудника. При наличии нескольких сотрудников, общие расходы будут значительно выше.
Решение о переквалификации гражданско-правового договора в трудовой принимает суд. Однако судебные инстанции утверждают, что налоговые органы имеют право самостоятельно изменять юридическую квалификацию сделок в случае неполной уплаты налогов.

Как оформить отношения с наемным специалистом и избежать рисков
При найме внешнего эксперта не забывайте обязательно уточнить цели и результаты, которых вы хотите достичь. Договор должен содержать четкую дату начала и завершения проекта, и результаты должны быть подтверждены соответствующим отчетным документом.

В договоре не должно быть:
Постоянных фиксированных выплат за отработанное время без привязки к результату.
Наличия признаков подчинения исполнителя заказчику и должностных обязанностей. Заказчик и исполнитель считаются равными сторонами соглашения. Нельзя требовать от индивидуального предпринимателя или самозанятого выполнения работы по определенному графику и соблюдения правил внутреннего распорядка.
Наличия гарантий, предоставляемых штатным сотрудникам в соответствии с трудовым законодательством: отпуска, выходные дни, пособия, минимальная заработная плата. По договору гражданско-правового характера исполнитель самостоятельно определяет время работы и отдыха, а его заработок зависит исключительно от объема выполненной работы.
Дисциплинарной ответственности, т.е. отсутствие замечаний и выговоров.
Испытательного срока.
Доплат за переработку и работу в выходные и праздничные дни.
Указания на должность, квалификацию и разряд исполнителя.

Ни один из вышеперечисленных факторов в отдельности не может послужить единственным основанием для изменения характера договора. Невозможно принудить принять сотрудника на постоянную работу и платить за него налоги и взносы лишь потому, что в договоре указана его квалификация или ему выплачивается одинаковая сумма каждый месяц. При проверке контролеры и суд будут учитывать все обстоятельства и факты в целом.

При спорах с контролёрами и в суде против вас будут использоваться следующие факты:

- вы являетесь единственным заказчиком услуг у индивидуального предпринимателя или самозанятого лица;
- при большом объеме работы имеется малочисленный штат внешних специалистов;
- исполнитель ранее работал на вас в качестве штатного сотрудника;
- исполнитель не несет расходов по ведению бизнеса, так как аренду помещения, оборудование и материалы оплачивает заказчик;
- отсутствуют подтверждающие документы и доказательства выполнения работ и услуг;
- вы долгое время постоянно пользуетесь услугами одних и тех же исполнителей.

Особенности работы с самозанятыми
Если вы привлекаете самозанятого исполнителя, просите чек из приложения "Мой налог" для каждого платежа. Этот чек необходим, даже если имеется акт выполненных работ, чтобы учесть эти расходы.

Если вы хотите использовать услуги самозанятого исполнителя, который ранее был вашим сотрудником, необходимо выждать не менее двух лет с момента увольнения, прежде чем начать сотрудничество с ним, в соответствии с пунктом 8 статьи 6 Федерального закона от 27.11.2018 г. № 422-ФЗ.

Если окажется, что у самозанятого исполнителя отсутствует статус НПД, вам придется начислить налог на доходы физических лиц и социальные взносы на выплаченное вознаграждение. Чтобы избежать таких ситуаций, всегда проверяйте регистрацию контрагента в качестве самозанятого исполнителя в сервисе ФНС.

Для избежания неожиданностей включите условие в договоре с самозанятым исполнителем, согласно которому он обязан незамедлительно сообщить, если потеряет право на применение упрощенной системы налогообложения, то есть статус самозанятого исполнителя.

Как итог
Учитывая потенциальные выгоды, которые можно извлечь из сотрудничества с удаленными специалистами на условиях самозанятости и индивидуального предпринимательства, возможность сэкономить на налоге на доходы физических лиц и социальных взносах. Однако стоит помнить, что такая практика законна только в случае, если работа действительно выполняется удаленно, а не в офисе компании в качестве постоянного сотрудника.

Чтобы исключить возможность трудовых отношений, рекомендуется заключать договоры на оказание услуг без указания характеристик, трудового распорядка, обязательства присутствовать на территории работодателя и соблюдать внутренний график работы, дисциплинарной ответственности или социальной защищенности. Важно, чтобы отсутствие трудовых признаков прослеживалось как на бумаге, так и на практике.

При оплате работы исполнителей следует ориентироваться на конкретные результаты, а не на сам процесс труда или просто находится на рабочем месте. Также важно оформлять акты выполненных работ, которые детализируют выплаты.
Работайте с самозанятыми безопасно, используйте сервис «Моя платформа» и получите все выгоды от привлечения самозанятых, с минимальными рисками.

#Мояплатформа #Самозанятые #Подработка